Vous êtes une entreprise et devez quotidiennement faire face à de longs tracas et à de lourdes dépenses à la poste pour envoyer des courriers à vos clients ou à vos fournisseurs ? Eh bien, vous pouvez enfin pousser un ouf de soulagement avec l’avènement de la machine à affranchir. Qu’est-ce que c’est ? Quels sont ses avantages pour une entreprise ? Comment s’en équiper ? Trouvez les réponses à toutes ces interrogations dans cet article.
Sommaire
Qu’est-ce qu’une machine à affranchir ?
Une machine à affranchir est un outil de bureau servant à affranchir ses courriers en un temps record. Elle est un outil qui s’adresse aux entreprises de toute taille. Elle permet d’imprimer sur vos courriers une vignette en lieu et place du timbre et vous épargne la peine de vous rendre à la poste pour timbrer vos enveloppes une à une avant de les envoyer. Il s’agit d’une machine automatisée et connectée. Certaines machines à affranchir disposent d’un écran tactile améliorant leur performance et leur rapidité.
Comment s’équiper d’une machine à affranchir ?
La machine à affranchir ne s’achète pas. Elle se loue auprès d’un concessionnaire habileté par la poste. Vous vous faites installer la machine par le concessionnaire et vous contractez auprès de lui un abonnement mensuel.
Pour vous équiper, vous pouvez faire la demande sur ce site : https://tarifs-postaux.fr/machine-a-affranchir.htm qui présente les modèles agréés par La Poste. Il vous suffira d’indiquer le nombre moyen de lettres envoyées par jour.
Les affranchisseuses des quatre marques homologuées en France (Quadient, Pitney Bowes, Francotyp et Doc’up/Frama) y sont présentées avec leur capacité de traitement et les options disponibles. On distingue en effet trois catégories distinctes pour cet équipement : tpMac (pour les petits volumes d’envoi de courrier), pMac (volumes moyens) et MAi (volumes hauts et affranchissement de colis par étiquette autocollante).
Quels avantages à s’équiper d’une machine affranchir ?
Pour une entreprise qui doit quotidiennement faire parvenir des courriers à ses partenaires, s’équiper d’une machine à affranchir présente d’énormes avantages.
Un gain considérable de temps
La machine à affranchir vous fait économiser beaucoup de temps. Elle vous dispense du temps à mettre pour vous rendre à la poste et à attendre dans le rang pour acquérir les timbres que vous devrez ensuite coller aux courriers l’un après l’autre. Vous affranchissez plutôt vous-même, et en très peu de temps, vos courriers depuis les locaux de votre entreprise.
Une meilleure suivie et une réduction des dépenses
L’utilisation de la machine à affranchir vous réduit les tarifs d’affranchissement. Vous avez un relevé périodique de vos envois (poids, type d’envoi, type de service, etc.) grâce à un système de télérelevé. Par ailleurs, la poste vous octroie une réduction sur votre facture mensuelle quand celle-ci atteint un certain montant. Vous disposez enfin d’un plateau-balance qui vous permet de peser vos plis et de bénéficier du tarif exact correspondant à leurs poids.
NB : Vous devez veiller à effectuer une mise à jour régulière de la table des tarifs de votre machine à affranchir afin de ne pas produire des courriers mal affranchis qui seront rejetés par la poste.
Avec la machine à affranchir, vous n’avez qu’à introduire vos enveloppes pour qu’elles vous ressortent affranchies. Vous avez la possibilité d’ajouter à la machine, un système de mise sous pli qui évite toute manipulation des enveloppes. Elles pourront dès leur sortie de la machine être embarquées et envoyées à la poste.
Un rehaussement de l’image de votre marque
Grâce à la machine à affranchir vous trouvez en vos courriers, un bon support de publicité. Vous pouvez ainsi personnaliser vos courriers en y apposant vos logos, vos coordonnées, votre slogan ou n’importe quel message publicitaire.
